Как оформить ежегодный отпуск сотруднику

Основной и дополнительный отпуска: оформление и порядок предоставления — Audit-it.ru

Как оформить ежегодный отпуск сотруднику

Алевтина Колосовская, консультант BKR-Интерком-Аудит

в журнале “Трудовые споры” №7,2008

За работником, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Поэтому на специалистах кадровой службы и бухгалтерии организации лежит обязанность правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, рассчитать и выплатить работникам отпускные.

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Этот график обязателен как для работников, так и для работодателя.

Р. по согласованию с руководителем департамента, в котором работала, написала заявление о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков. О том, что данное заявление не было подписано, Р. сообщили только перед отлетом к месту проведения отпуска. Впоследствии она была уволена за прогулы.

Р. обратилась во Фрунзенский районный суд г. Владивостока с иском о восстановлении на работе и оплате вынужденного прогула. Как установил суд, истице согласно графику отпусков должны были предоставить отпуск. Приказа о его перенесении на другое время не было.

Таким образом, работодатель нарушил права истицы, предусмотренные ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 114, 122, 123 ТК РФ.

Ее невыход на работу вызван уважительными обстоятельствами и не может быть основанием для расторжения трудового договора за грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул.

Суд признал увольнение незаконным и восстановил истицу на работе в прежней должности с выплатой ей среднего заработка за время вынужденного прогула, а также компенсации за причиненный ей моральный вред1.

Документальное оформление отпуска

При предоставлении отпуска работнику необходимо уделить особое внимание правильному оформлению документов.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, составляемые при предоставлении работнику отпуска:

— форма № Т-7 «График отпусков»;

— форма №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

— форма № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

— форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник должен быть ознакомлен с данным приказом под роспись.

В судебной практике встречаются случаи, когда работник уходил в отпуск по устной договоренности с руководителем, приказы о предоставлении отпуска не оформлялись либо не подписывались.

После увольнения работник в судебном порядке требовал выплаты компенсации за якобы неиспользованные отпуска.

В таких ситуациях суд, как правило, вставал на сторону работника, так как организация не могла подтвердить документально, что работник фактически использовал отпуск.

Кроме того, не оформив соответствующие документы, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов, касающимися признания в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, сумм выплаченных работнику отпускных.

По мнению налоговых органов, при отсутствии указанных унифицированных форм первичной учетной документации организация не вправе учитывать суммы расходов по оплате труда работникам, сохраненные на период ежегодного отпуска, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Отпуска подразделяются на ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. ТК РФ предусмотрено предоставление удлиненного основного отпуска работникам моложе 18 лет (ст. 267), педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334), а также некоторым другим категориям работников, что закреплено в соответствующих федеральных законах.

Согласно ст.

116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами.

Если организация вносит в коллективный договор или иной внутренний нормативный акт, регулирующий условия и порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, условия, которые приводят к ухудшению положения работников по сравнению с нормами трудового законодательства, то эти положения признаются недействительными (п.

58 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

В случае предъявления иска работником о том, что организация предоставила ему дополнительный отпуск меньшей продолжительностью, чем предусмотрено трудовым законодательством, суд встанет на сторону работника.

Как определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

Согласно ст.

121 ТК РФ в него включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами (например, коллективным договором), трудовым договором;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, определяется в календарном исчислении и отсчитывается со дня начала работы (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Иными словами, он рассчитывается, начиная со дня возникновения трудовых отношений между работником и организацией.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого периода.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Следует подчеркнуть, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него по желанию работницы предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у работодателя (ст. 260 ТК РФ).

Даже при отсутствии шестимесячного стажа работы ежегодный отпуск беременной женщине должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально отработанному времени. В этом случае женщина получает отпуск авансом за первый год работы, в счет которого включается также отпуск по беременности и родам (ст. 122 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Дополнительный отпуск

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или имеющим особый характер работы, при ненормированном рабочем дне, работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Рассмотрим порядок предоставления некоторых видов дополнительных отпусков.

1. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

К работам с вредными или опасными условиями труда согласно ст. 117 ТК РФ относятся:

— работы, связанные с неустранимым неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов;

— подземные горные работы и открытые горные работы в разрезах и карьерах;

— работы в зонах радиоактивного заражения.

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ.

Однако до настоящего времени Правительство РФ не приняло ни одного постановления на эту тему.

В связи с этим для установления работникам дополнительных отпусков за вредные работы разрешено пользоваться нормативными актами, принятыми еще до вступления в силу ТК РФ (ст. 423 Кодекса).

Правомерность применения этих нормативных актов была подтверждена в Письме Минтруда России от 30.06.92 № 1358-ВК «О применении нормативных актов по льготам и компенсациям за вредные условия труда».

Следует иметь в виду, что в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время.

Чтобы рассчитать стаж (количество полных месяцев), дающий право на дополнительный отпуск, необходимо суммарное количество дней работы во вредных и (или) опасных условиях труда разделить на среднемесячное количество рабочих дней.

При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, отбрасывается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п.

10 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день2 (далее — Инструкция).

Порядок расчета среднемесячного количества рабочих дней в Инструкции не указан. Как правило, его определяют путем деления на 12 месяцев количества рабочих дней в соответствующем году по рабочему календарю, установленному правилами внутреннего трудового распорядка.

В счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в указанном Списке, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

При записи в Списке «постоянно занятый» или «постоянно работающий» в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях полный рабочий день, установленный для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции).

Если работник имеет право на получение дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда по нескольким основаниям, то отпуск предоставляется только по одному из них, как правило, предусматривающему большую продолжительность (п. 18 Инструкции).

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/161383.html

Оформление отпуска сотрудника

Как оформить ежегодный отпуск сотруднику

Трудовые отношения — это не только выполнение сотрудником рабочих функций, но и соблюдение конкретных обязанностей нанимателем. В частности, работник имеет законное право на получение отпуска с сохранением заработной платы. Процедура оформления отпуска имеет установленный порядок, который не должен нарушаться.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам

Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, составленному в соответствии с Трудовым Кодексом (ТК) РФ полагается регулярный отпуск с периодичностью в один календарный год. Этот срок работы отсчитывается со дня зачисления в штат.

Первый отпуск на новом месте, допустим после того, как стаж составит полгода с момента оформления, однако, с согласия начальства получить временное освобождение от работы возможно и раньше.

Очередность ухода каждого из сотрудников в отпуск, регулируется с помощью соответствующего графика, который составляется руководителем не позднее чем за две недели до нового года. Согласно этому документу каждый сотрудник уходит в отпуск в установленный срок.

В случае планового отпуска от сотрудника не требуется предоставление заявления, однако начальник за две недели должен оповестить его в письменном уведомлении о наступлении отпуска, а также оформить приказ о его предоставлении.

Кроме обязательного ежегодного отпуска сотрудникам могут предоставляться дополнительные дни отгулов и выходных, к ним относятся:

  • больничный;
  • декретный отпуск;
  • учебный отпуск.

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформит отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.

Составление графика отпусков

Сотрудник, отработавший более одного года имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики отпусков, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого сотрудника.

Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем сотрудникам и закрепляется их подписями.

Срок ежегодного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней без учета праздников.

Оповещение сотрудника о предстоящем отпуске

Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется в отпуск. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.

Составление приказа об оформлении отпуска

Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.

Правила документирования

Все официальные документы, предназначенные для упорядочивания и оформления отпусков, имеют правила составления вне зависимости от наличия или отсутствия конкретной формы. Документальное оформление отпуска содержит три основных пункта.

График отпусков

Оформление графиков отпусков обязательно для каждой организации — как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц.

Составляться документ может по форме Т-7, но с 2013 года это стало необязательным условием, поэтому руководством организации может быть разработана собственная форма графика.

Составляется документ с учетом дополнительных дней отдыха для определенных категорий граждан, пожеланий сотрудников и особенностей работы производства.

В случае неиспользования какого-либо числа отпускных дней за определенный период, с согласия сотрудника, они переносятся на следующий год и также фиксируются в графике.

Правильно составленный документ должен содержать следующую информацию:

  • ФИО сотрудников;
  • табельные номера;
  • наименования отделов, в которых работают сотрудники;
  • должности работников;
  • числа положенных для отпуска дней;
  • даты отпусков.

В случае каких-либо изменений в график могут вноситься поправки с указанием причин.

Хранение документации за предыдущий период должно осуществляться в течение года.

Для сотрудников, с которыми трудовой договор заключен не более чем на полгода, вопрос о внесении их в график отпусков решается в индивидуальном порядке.

Уведомление

Данный документ не имеет четкой структуры, но обязательно должен содержать следующие позиции:

  • название организации;
  • ФИО и должность сотрудника;
  • дату отправки и получения;
  • сроки отпуска;
  • ФИО руководителя;
  • подписи работника и начальника.

Как взять выходные за свой счет

Неофициальный прогул работы может повлечь за собой дисциплинарные или административные меры наказания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Данные последствия регламентируются нормативными, правовыми актами ТК РФ.

Во избежание неприятного исхода внепланового отсутствия на работе можно взять отгул за свой счет. И хотя такое понятие законодательством не предусмотрено, официальная возможность не выходить на работу все же существует.

Выходной за свой счет приравнивается к отпуску, однако основное его отличие — отсутствие оплаты. К уважительным причинам для внепланового выходного можно отнести:

  • семейные обстоятельства;
  • чрезвычайные ситуации;
  • экзаменационную сессию.

Кроме этого, при необходимости работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы в случае:

  • если сотрудник является участникам ВОВ;
  • если работник является пенсионером по старости;
  • отпуска военнослужащих детей или супругов сотрудника;
  • если работник является инвалидом;
  • рождения ребенка;
  • заключения брака;
  • смерти близких родственников сотрудника.

В каждой конкретной организации, помимо перечисленных, могут присутствовать другие пункты, которые регламентируются коллективными договорами или федеральными законами. В остальных случаях начальник самостоятельно решает можно ли считать, указанную причину уважительной и следует ли предоставлять сотруднику отгул.

Для получения выходного за свой счет необходимо написать заявление на имя руководителя. Если организацией не утверждена форма такого заявления, то оно составляется в свободной форме с указанием следующих данных:

  • причины отгула;
  • ФИО и подписи работника.

В случае одобрения работодателем письменной просьбы, бумага закрепляется его подписью. После этого организацией издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы. Распоряжение также подписывается работником и заверяется подписью руководителя.

Для сохранения трудового стажа длительность отгулов за свой счет не должна превышать двух недель.

Процесс предоставления сотруднику отпуска не отличается особой сложностью. Причиной такому положению дел служит упорядоченность действий и соблюдение правил при его оформлении.

Источник: https://dubna-uszn.ru/oformlenie-otpuska-sotrudnika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.