Как правильно заполняется график отпусков

Как правильно составить и заполнить график отпусков по ТК РФ

Как правильно заполняется график отпусков

График отпусков – внутренний документ, в котором зафиксирована очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных отпусков. Часть 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков определяет как обязательный локальный акт и для предприятия, и для работника.

Исключение составляют только наниматели — физические лица. Если у такого работодателя немного сотрудников, то порядок предоставления и дата ухода в отпуск определяются по соглашению сторон. При большом количестве работающих желательно утвердить график.

Помимо Трудового кодекса в письмах Роструда разъясняется, обязательно ли составлять график отпусков.

Для чего нужен график отпусков

Необходимость документа очевидна. Работодателю график позволяет решать ряд организационных вопросов:

  • осуществить контроль своевременного предоставления сотрудникам отпуска и не допускать, чтобы неиспользованные периоды накапливались;
  • заранее оформить отпуск и вовремя начислить отпускные. Согласно ч.9 ст.136 ТК перечислить деньги нужно за 3 дня до ухода в отпуск;
  • найти отпускнику замену для обеспечения бесперебойной работы.

Планирование графика отпусков помогает работникам заранее организовать свой отдых.

Так как график отпусков считается документом обязательным, его могут потребовать при проверке организации Рострудинспекцией. Если предприятие его не предоставит, то в соответствии со ст. 5.27 КоАП может быть взыскан штраф от 30 000 до 50 000 руб. с предприятия, а с должностного лица, либо индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 руб.

Наказания за нарушение графика отпусков Трудовой кодекс не предусматривает. Если наниматель отказывается отпустить работника на отдых по утвержденному графику, для него ст. 5.27 КоАП введена административная ответственность.

Обратите внимание: работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.

Сроки, когда должен быть составлен график отпусков, зафиксированы в трудовом законодательстве. Им также устанавливается информация, подлежащая включению в документ:

  1. Перечень работников. Перечисляются все сотрудники, с которыми заключен трудовой контракт.
  2. Длительность отпуска. Указываются все дни отдыха, положенные рабочему (совокупность ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого отдыха).
  3. Дата выхода:
    1. конкретное число и месяц;
    2. только месяц (затем работник составляет заявление на определенный день этого месяца).
  4. Раздел отпуска. Указывается, будет ли отпуск сотрудника разделен (минимальная продолжительность одной из частей – 14 дней).

В документ должны быть включены сотрудники, работающие только по трудовому договору. Лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, ежегодный оплачиваемый отпуск не полагается, поэтому, в график их не вносят.

Отсутствие одного из разделов является основанием признания графика отпусков недействительным документом.

Итак, распределение отпусков по Трудовому кодексу и их документальная фиксация производится в графике отпусков. Законодательством устанавливается содержание документа и порядок его принятия.

Как составить график

Правила составления графика отпусков, которые необходимо соблюдать, предусматривает ст. 123 ТК

  1. Утвердить документ нужно до нового года не позже, чем за 2 недели.
  2. При составлении предварительного графика учитывают личное желание сотрудника, и право некоторых работников на выбор удобного для них времени отдыха.
  3. Сотрудника нужно оповестить о начале отпуска под расписку за 2 недели. Каким образом его уведомить, отдел кадров определяет самостоятельно. Это могут быть специальные ведомости, извещения, ознакомительные листы. Удобно будет внести в форму отдельные графы, где сотрудник сможет поставить соответствующие отметки.
  4. Если на предприятии есть профсоюз, с ним нужно согласовать окончательный вариант.

В видео рассмотрены правила составления графика отпусков на будущий год

В остальном при планировании отпусков работников и составлении графика отпусков принимают во внимание особенности производственного цикла на предприятии. Если в организации много отделов или подразделений, то сначала каждое из них составляет свой проект документа, затем отдел кадров создает сводный график с учетом равномерного распределения отпускных периодов в течение всего года.

В график вводятся ежегодный отпуск и дополнительный отпуск, если на него есть право. Неиспользованный отпуск на предыдущие периоды можно внести в график на очередной год или предоставить его по согласованию с работником.

Согласно ст. 115 ТК оплачиваемый ежегодный отпуск составляет 28 рабочих дней. У некоторых групп работников предусмотрен более продолжительный отпуск.

Это государственные служащие, педагоги, работники моложе 18 лет, инвалиды. Некоторым работникам полагается дополнительный отпуск.

Это лица, которые трудятся на вредных производствах — доп отпуск за вредные условия труда, на Крайнем Севере, имеющие ненормированное рабочее время.

По согласованию с сотрудником отпуск допустимо разбить на части. Больше информации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части — по ссылке https://otdelkadrov.online/11058-osobennosti-razdeleniya-ezhegodnogo-oplachivaemogo-otpuska-na-chasti.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 125 ТК при разделении отпуска одна его часть должна составить минимум 14 календарных дней.

При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

  • сотрудники младше 18 лет;
  • почетные доноры;
  • воспитывающие ребенка-инвалида не старше 18 лет;
  • имеющие двоих и более детей не старше 12 лет;
  • отозванные из ежегодного отпуска;
  • внешние совместители.

Такие сотрудники могут по желанию изменить уже назначенную дату отпуска, для этого ему нужно написать заявление. Отказать работодатель не имеет права.

Если трудиться на предприятии работник начал, когда график уже утвержден, в отпуск он идет на основании приказа. При этом сотрудника можно не включать в график отпусков.

Как заполнить форму графика отпусков

Предприятие может применять унифицированную форму № Т-7 либо утвердить самостоятельно разработанный график с учетом положений закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые касаются обязательных реквизитов в первичном документе.

Перед подписанием окончательного варианта графика у руководителя, необходимо заполнить графы 1-6. В них указывают следующую информацию:

  1. Подразделение, в котором числится сотрудник.
  2. Его должность по штатному расписанию.
  3. Фамилия, имя, отчество.
  4. Номер в табеле.
  5. Общее число дней отпуска, включая дополнительный и неиспользованный. Если отпуск разделен на части, это отражается в отдельной строке.
  6. Дата начала.

В этом виде документ отправляется на утверждение руководителю предприятия. После подписания с графиком нужно ознакомить под роспись всех сотрудников. Для этого, как уже говорилось, можно предусмотреть специальные графы либо оформить отдельным документом.

Об особенностях составления и заполнения графика отпусков смотрите в следующем видеоролике

Остальные графы в документе заполняют в течение года. В них фиксируют:

  • фактическую дату ухода в отпуск;
  • при переносе отпуска на следующий год или внутри текущего года – реквизиты приказа, на основании которого он перенесен;
  • предполагаемую дату переноса;
  • дополнительную информацию: причину переноса или отзыва из отпуска и т.п.

Оригинал документа должен храниться в отделе кадров в течение года.

Как внести в график изменения

В документ изменения нужно вносить в двух случаях:

  1. Когда отпуск переносится по согласованию с работником. Эта информация вносится в графы 8-9.
  2. Когда сотрудника отозвали из отпуска (подробнее об отзыве работника из ежегодного отпуска можно узнать тут). Сведения отображаются следующим образом: в графе 10 – отметка об отзыве и дата прекращения отпуска, в 8 графе – реквизиты документа об отзыве, в 9 – дата начала оставшейся части отпуска.

Часто встречающиеся ошибки

Иногда в процессе составления графика отпусков допускают типичные ошибки, которые проверяющие органы могут расценить как нарушение законодательства о труде и наложить штрафные санкции. Чаще всего встречаются следующие просчеты:

  1. Нарушение срока подписания графика (менее чем за 2 недели до нового года).
  2. Составление документа без учета пожеланий сотрудников, несоблюдение преимущественного права работника на выбор удобного для него времени отпуска.
  3. Несоблюдение необходимого количества предоставляемых дней при разбиении отпуска на части.
  4. Отсутствие документов или отметок о том, что работник ознакомлен с графиком.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует принимать во внимание все положения ТК РФ и особенности производственной деятельности, чтобы рабочий процесс был непрерывным, и не нарушалось право работников на отдых.

Источник: https://otdelkadrov.online/11053-pravila-sostavleniya-grafika-otpuskov-zapolneniya-ego-v-techenie-goda

График отпусков образец заполнения 2018-2019

Как правильно заполняется график отпусков

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

До 15 декабря 2016 года для 2017 года.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Графа таблицыОписание заполнения
Графа 1 Структурное подразделениеНаименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписаниюНаименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчествоСведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номерУказывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных днейУказывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированнаяДата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10).

При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков — это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной, утвержденной государством стандартной форме № Т-7 “График отпусков”, которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7.

Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием.

В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Полный подробный расчет отпускных.

См. также: Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск

Источник: https://ipipip.ru/grafik-otpuskov/

Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

Как правильно заполняется график отпусков

Скачать бесплатно график отпусков на 2021 год в Excel (умный бланк)

Скачать образец заполнения формы Т-7в формате Excel

Скачать чистый бланк графика отпусковв формате Word

Скачать образец заявления на включение в график отпусков на 2021 год (заполненный)

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год.

Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ.

Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления, то есть до 18 декабря в этом году.

Как составить график отпусков

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму №Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004. До конца 2012 года форма была обязательная для применения. В настоящее время работодатель составляет график отпусков на 2021 год в произвольной форме или применяет унифицированный вариант.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит готовый образец заполнения графика отпусков по унифицированной по форме по ОКУД 0301020, согласованный работодателем на 2021 год.

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

  • полное наименование организации;
  • реквизиты приказа (название, номер и дата);
  • какой документ и на какой период утверждает;
  • Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Как вносить изменения

График часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него вносят изменения, поэтому возникает вопрос, как выглядит образец заполнения графика отпусков в течение года и как оформить дополнения.

Для этого придется получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса.

На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае для понимания, как заполнять график отпусков в течение года, потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. Существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

После этого следует издание приказа на внесение изменений.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-zapolneniya-grafika-otpuskov-na-2017-god

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.