Образец приказа на суточные

Содержание

Приказ на командировку: образец и порядок оформления

Образец приказа на суточные

Трудовая занятость не всегда подразумевает работу в одном месте: организация обладает правом отправки своих сотрудников в служебные поездки. Данный процесс требует официального документального оформления с соблюдением всех законодательных норм и правил. В частности, это касается необходимости издания приказа о направлении в командировку.

Основания для оформления приказа

Основание для оформления распоряжения о командировании – это направление служебной записки начальником структурного подразделения, в котором трудится работник, директору компании. В этом уведомлении должны присутствовать подробные сведения о необходимости поездки, целях командировки, ее требуемой длительности и т.д.

На основании этого документа руководство предприятия принимает решение, по результатам которого издается приказ на командировку. В крупных корпорациях нередко встречаются обстоятельства, когда план, включающий время проведения командировок, цели и задачи, их периодичность, составляется заранее на календарный год. В таких случаях приказ можно издавать на основании имеющегося графика.

Как оформить приказ на командировку сотрудника

Обязанность по составлению и изданию распоряжения на командировку может быть возложена как на руководителя организации, так и на сотрудника, ответственного за работу конкретного структурного подразделения. Помимо этого, таким правом наделены работники кадрового отдела компании и бухгалтеры. С содержанием документа направляемый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Раньше вместе с распоряжением о направлении в рабочую поездку (причем как по территории нашего государства, так и за границу) требовалось оформлять в качестве приложений к нему ряд дополнительной документации.

Сейчас такая потребность отменена, однако организациям не запрещено продолжать использовать вспомогательные бумаги, так как они позволяют систематизировать служебное задание гражданина, упростить процедуру оформления и выполнения.

К ним относятся:

  1. Удостоверение командируемого – основное назначение заключается в отображении записей о прибытии гражданина в принимающую фирму, сроках выполнения поставленной задачи и отбытии обратно.
  2. Командировочное задание – составляется по универсальной форме бланка, которая издается под номером Т-10. В содержании документа подробно указываются все предстоящие к выполнению задачи.
  3. Журнал учета рабочего времени – в него вносятся отметки об отбытии и прибытии сотрудника. Требуется для систематизации рабочего времени и составления отчетов об отсутствии работников.
  4. Служебная записка. Может составляться в двух вариантах: до поездки и после. В первом указывается информация о необходимых денежных расходах на предстоящую поездку, выдаваемых авансом, с подробным описанием оснований их получения. Второй вариант предоставляется руководству по прибытии. В нем описывается учет затрат и командировочных расходов лица: в частности, денежных средств, потраченных на топливо для транспорта (если использовался личный автомобиль).

Одновременно с ознакомлением работника с приказом о его предстоящей поездке и сопутствующими документами копия приказа должна быть предоставлена работнику, ответственному за ведение табеля учета рабочего времени.

Образцы приказов

Приказ об отправке в командировку составляется по унифицированным формам:

  • Т-9 – в отношении одного направляемого в поездку работника;
  • Т-9а – в отношении коллектива.

Организациям не запрещается использовать в качестве бланка приказа самостоятельно разработанные формы. Единственное условие, обязательное к соблюдению в таком случае, заключается в том, что итоговый вариант распоряжения должен содержать все требующиеся сведения о командировке и реквизиты организации.

Форма Т-9 – для одного сотрудника

ПП РФ №749 обязывает начальников издавать распоряжения о командировании своих работников в письменной форме. Вне зависимости от того, используется ли стандартная форма приказа на командировку или собственный фирменный бланк организации, в документе обязательно должны указываться следующие сведения:

  • полное наименование компании-работодателя с указанием ее формы собственности;
  • порядковый номер оформляемой бумаги и дата ее составления (требуется для ведения учета внутренней документации);
  • сведения о командируемом сотруднике – Ф. И. О., должность и структурное подразделение;
  • адрес расположения организации, выступающей принимающей стороной;
  • продолжительность командировки, предполагаемые даты ее начала и окончания;
  • кратко описанная поставленная задача поездки;
  • алгоритм оплаты трудового вознаграждения работника и источник денежных средств (в большинстве случаев таковым выступает сам работодатель, однако возможны ситуации, когда инициатором поездки является третья сторона, тогда она в полной мере берет на себя обязательства по оплате труда гражданина на период командировки);
  • название должности, собственноручная подпись и Ф. И. О. работника, составившего документ;
  • собственноручная подпись отправляемого в поездку лица (как подтверждение, что работник ознакомился с документом и не имеет каких-либо претензий к его содержанию).

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от командировки?

Образец заполнения Т-9:

Форма Т-9а – для нескольких сотрудников

бланка, предназначенного для отправления сразу группы работников, ничем не отличается от обычного, кроме того, что документ имеет несколько другую структуру. Образец приказа на командировку группы работников, составленный на бланке Т-9а:

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/prikaz-na-komandirovku

Приказ об установлении суточных в командировке: образец 2021

Образец приказа на суточные

  • 2500 рублей —- для поездок за рубеж.
  • Законодательство не запрещает руководителю компании или индивидуальному предпринимателю установить размер суточных выше лимита суммы, указанного в НК РФ. В этом случае компания или индивидуальный предприниматель производит страховые отчисления и уплату НДФЛ с суммы превышения между фиксированной нормой и установленным размером на предприятии.Подтверждающих документов по командировочным не существует (п. 20 Постановления № 749).

Итак, прежде чем говорить о размере выплат, необходимо определиться с тем, что они собой представляют. В понятие командировочных расходов входят суточные, выплачиваемые на каждый день работы сотрудника в другой местности, а также затраты на проезд и проживание. Дополнительно могут оплачиваться и иные расходы, которые работодатель счел необходимым допустить.

Облагаются ли суточные страховыми взносами

Что же представляют собой суточные? Говоря простым языком, это денежные средства, выплачиваемые работнику для выполнения его работы и возможности проживания в местности, в которую его отправили. Следует отметить, что суточные не положены работнику в случае его возможности возвращения в собственное место жительства, если оно будет признано работодателем целесообразным.

Сопутствующие документы

Одновременно с приказом о направлении человека в командировку могут быть оформлены дополнительные документы.

Они являются обязательности только в случае, если это указано в документах фирмы:

  • командировочное удостоверение (бланк) – нужно для проставления печати со стороны фирму, куда направляется работник;
  • служебное задание – оформляется по форме Т-10 и содержит в себя задания, которые во время поездки обязан выполнить сотрудник;
  • журнал учета – проставляются дни отъезда и прибытия людей;
  • служебная записка (форма) – составляется самим рабочим с указанием и полным обоснованием суммы, которая необходима во время командировки. При передвижении на личном транспорте и приобретении топлива за собственные деньги, гражданин может составить дополнительную записку.

Размер командировочных расходов в 2021 году: суточные

Следует отметить, что законодательством не предусмотрены конкретные размеры суточных, которые нужно выплачивать работнику. Определение их размеров возлагается на саму организацию, в связи с чем конкретные суммы фиксируются в локальном акте или коллективном договоре компании.

При этом, однако, важно, что на законодательном уровне определен максимальный размер суточных, не облагаемых налогом. Так, для командировки в пределах РФ эта сумма составляет 700 рублей, а для зарубежных командировок 2500 рублей ежедневно. Таким образом, при предоставлении работнику суточных свыше данных сумм придется уплатить НДФЛ.

Приказы на командировку в 2018 году

Работодатель может разработать собственный документ, в котором учитываются все правила внутреннего распорядка. При составлении локального документа, придерживайтесь статьи 168 ТК РФ.

Благодаря этому Положению вы сможете не просто систематизировать основные правила работников, но и дополнительно указать возможные основы по затратам организации на командировки в случае возникновения споров с налоговой службой.

Стоит обратить внимание, что в 2021 году не было никаких лимитов по страховым взносам в отношении суточных. Размер суточных никак не облагался взносами.

Чтобы понизить взносы, работодатели заменяли часть заработной платы компенсацией. Но с недавнего времени этот метод существенно потерял актуальность. Теперь суточные облагаются по НДФЛ, если они превышают 700 или 2500 рублей, для местных и зарубежных поездок, соответственно. Чтобы снизить сумму суточных, необходимо изменить текущее положение в организации.

Образец приказа о продлении командировки

Часто в компании возникает ситуация, по причине которой нужно изменить срок командировки работника. Существуют различные причины, способствующие этому. Например, работник не успевает выполнить служебное задание в результате большого объема, или принимающая сторона просит его принять дополнительное задание. Причин масса.

Как же оформить продление? Изначально руководитель подразделения, в котором есть постоянное место сотрудника, составляет служебную записку и адресует руководителю компании.

Там же он указывает основные причины продления служебной командировки. После этого издается приказ о том, чтобы передвинуть сроки служебной поездки на запрашиваемое время.

Чтобы его было легче составить, ниже представлен образец.

Приказ на командировку на личном автомобиле — образец

Руководитель компании, который отправляет своего сотрудника в служебную поездку, должен возместить ему все затраты как по месту командировки, так и на транспортные услуги.

Количество выданных денежных средств устанавливается собственноручно руководителем компании. Однако он также может установить некоторые ограничения.

Представленные директором условия должны быть закреплены в локальном нормативном акте.

В законодательстве не указано, каким именно транспортом должен пользоваться командированный сотрудник. Следовательно, он может отправиться и на собственном автомобиле, главное предварительно согласовать эти моменты с работодателем.

Если все нюансы согласованы с работодателем, оформляется приказ, служебное задание и командировочное удостоверение в стандартном порядке. Последние два документа не являются обязательными. Планируете поездку на личном транспорте? По возвращению не забудьте предоставить все чеки АЗС.

Приказ на суточные в командировке — образец 2018

Каждый работодатель обязуется оплачивать сотруднику командировочные расходы в соответствии с Трудовым законодательством. Суточные — еще одна статья расходов при служебной поездке.

Они необходимы для оплаты дополнительных расходов по той причине, что сотрудник находится вне постоянного места жительства.

Командировочные расходы, а именно суточные, оплачиваются на основании статьи 169 Трудового кодекса Российской Федерации.

Образец приказа о возвращении из командировки в выходной день

Если сотрудник направляется в командировку, основной период его нахождения может совпадать с выходными или праздничными днями. Выходные дни с точки зрения законодательства — те дни, когда сотрудник не выполняет трудовые обязанности.

Следует отметить, что за сотрудником сохраняется средняя заработная плата за представленные дни деятельности в соответствии с графиком.

В результате если на время служебной поездки выпадают праздничные и выходные дни и он не работал, ему выплачиваются суточные.

Если же работал — дополнительный отдых или оплата в двойном размере. Если же сотрудник вернулся в выходной день, работодатель может дополнительно издать приказ, на основании которого бухгалтерия будет производить расчет.

Сумма командировочных в сутки при однодневной командировке

В процессе чтения данной статьи может возникнуть вопрос о том, нужно ли платить суточные при однодневной командировке.

Как уже было сказано выше, если работник может возвращаться к себе домой из другой местности и будет признано, что это никак не будет ухудшать его положение, суточные не выплачиваются.

Если же командировка длиной в один день происходит за пределами России, то работнику выплачивается 50% от суточных, установленных внутренними актами организации.

Однако стоит учитывать, что работнику могут быть выплачены денежные средства, не считающиеся суточными, если такая возможность предусмотрена правилами компании.

Журнал регистрации приказов по командировкам

Журнал регистрации необходим для того, чтобы подтвердить факт получения и передачи документа в определенное время. Заполняется примерная форма с присвоением уникального номера.

Кроме того, регистрация позволяет придать документу юридическую силу, так как она фиксирует как время создания, так и время получения. Если документ не был зарегистрирован, то он еще не оформлен, а значит что его с юридической точки зрения не существует.

Поэтому в каждой компании существует свой журнал регистрации, который заполняется в соответствии с Трудовым законодательством и на основании локальных нормативных актов.

Распоряжение о продлении

Причин, по которым командировка может быть продлена, достаточно много. Они могут исходить, как по инициативе самого работника, так и по обстоятельствам, неподвластным ему, например, отсутствие билетов или задержка рейса.

Сотрудник в кратчайший срок должен связаться с руководителем любым доступным образов и сообщить о вынужденном продлении срока поездки. Стоит учесть, что по возвращении потребуется предоставить документальное подтверждение всех причин и обстоятельств.

Мнение эксперта

Козлов Никита Владимирович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.

После принятия решения о продлении руководитель организации обязан издать соответствующий приказ, в котором необходимо указать:

  • номер документа и дату составления;
  • полное название приказа;
  • причины, по которым происходит продление;
  • сведения о сотруднике;
  • факт продления командировки и точный срок;
  • необходимость в выдаче аванса сотруднику на срок продления поездки;
  • ответственных за исполнение приказа лиц;
  • основания для создания документа.

В конце документа проставляется подпись руководителя, а также подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления с документом.

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положений о командировках относится к документации по основной деятельности. Он вводит в действие Положение. Логично, что он имеет постоянный срок хранения.

Не стоит путать этот документ с бумагами, которые хранятся 75 и 5 лет. К последним относятся, например, приказы о краткосрочных командировках. Способ и систему документооборота каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Главное – соблюдение норм, описанных в Перечне типовых управленческих документов. Последний утвержден Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года и регулирует сроки хранения большинства типов документации. А приказам, хранящимся постоянно, посвящен его 19-ый пункт.

Унифицированная форма Т 9

Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д.

Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).

Источник: https://turabch.ru/kadrovyj-uchet/prikaz-o-komandirovochnyh-rashodah.html

Документальное оформление командировки

Образец приказа на суточные

“Вісник. Офіційно про податки”.

Одной из важных задач при направлении в командировку работников является правильное документальное оформление. Ведь бывают случаи, когда по определенным причинам командировки отменяют, откладывают или меняют их продолжительность. Об оформлении указанных обстоятельств читайте в этой статье.

Общий «пакет» документов

Для каждого предприятия главным ориентиром должно стать Положение о служебных командировках, которое определяет базисы поездки, в частности вопросы по документированию командировок.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Рассмотрим перечень документов, которые составляют для документирования служебной поездки:

  • приказ (распоряжение) о командировке – обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.1 Налогового кодекса. В нем указывают:

ФИО и должность командированного работника;

пункт назначения (город, область);

цель командировки;

название предприятия, на которое командируется работник;

срок командировки;

размер суточных;

другие условия командировки в зависимости от конкретной ситуации (образец 1).

смета расходов на командировку (справка-расчет) – обязательный исключительно для бюджетников (п. 6 раздела I и п. 1 раздел III Инструкции № 59). Однако не будет лишним и для хозрасчетных предприятий. В нем должны фигурировать суммы расходов, предусмотренных для конкретной командировки (образец 2).

задание на командировкунеобязательный документ, ведь цель командировки указывают в приказе на командировку. Соответственно, если есть необходимость детализации задачи, то советуем отдельно составить задание на командировку (образец 3).

В основном составление такого документа возлагают на руководителя структурного подразделения. Хотя вполне возможно, что его составлением занимается непосредственно директор, который и должен его утвердить.

отчет о проделанной работе в командировке – необязательный документ, но его наличие поможет подытожить проделанную работу в командировке. Он составляется в произвольной форме с раскрытием объема выполненной работы в командировке (образец 4).

командировочное удостоверение – необязательная форма. Однако на практике многие предприятия ее продолжают использовать (как в случае поездки работников в несколько городов, так и в одно).

Необходимость оформления удостоверения фиксируют в Положении о служебных командировках.

Напомним, что форма удостоверения была утверждена приказом № 260, однако согласно приказу № 738 она потеряла силу;

журнал регистрации командировок – необязательный документ. Такой журнал предоставит сводную информацию о командировках на предприятии (кто, когда и куда ездил). Одна из главных задач такого журнала – контроль командировок работников предприятия (образец 5).

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет) – обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.2 Налогового кодекса.

На практике такой документ чаще называют авансовым отчетом. Его форма утверждена приказом № 841.

Отчет составляет командированный работник, в котором заполняет все графы, кроме:

  • «Звіт перевірено»;
  • «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
  • корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
  • расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные

      израсходованные средства на командировку или под отчет.

Эти графы заполняются лицом, предоставившим такие средства (обычно бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент).

Заметим, если аванс на командировку выдавался в безналичной форме на корпоративную карточку предприятия, то в графе «Одержано» работник указывает только сумму, использованную путем снятия наличных через банкомат или в безналичной форме.

В то же время если перечисление средств на командировку осуществлялось на собственный счет работника для использования с помощью личных электронных платежных средств, то в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму.

Согласно п. 20 Положения № 148 командированные лица, получавшие наличные с текущего счета с применением корпоративной или личной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе.

Такие лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т.п.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

В случае непредставления к Отчету документов, подтверждающих получение наличных средств с текущего счета, должностное лицо предприятия (бухгалтер) обязано принять соответствующие меры относительно подтверждения факта получения наличных средств с текущего счета.

Рассмотрим пример заполнения Отчета (образец 6).

Пример

Согласно приказу № 21/в от 26.03.2018 г. Соломко В. Т. отбыл в командировку на 2 дня (28, 29 марта). Перед поездкой он получил на личную платежную карточку 1550 грн. 2 апреля Соломко В. Т.

подал в бухгалтерию Отчет вместе с подтверждающими документами, где указал расходы на общую сумму 1800 грн (в том числе НДС – 214,00 грн).

Сумма перерасхода согласовывалась с руководителем предприятия и составляет 250 грн, которая после утверждения Отчета руководителем перечислена на личную платежную карточку работника.

Заметим, что в случае если сотрудник прибыл из заграничной командировки, Отчет составляется в валюте государства, в которое был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Продление командировки

С разрешения руководителя, может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке, по независящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале (например, болезнь, отсутствие билетов, необходимость продолжения встречи и т.п.).

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия (образцы 7, 8).

После издания приказа о продлении командировки, суточные и документально подтвержденные затраты (например, на проживание, на проезд и т.п) возмещаются работнику на общих основаниях.

В случае продления командировки, ее общая продолжительность не должна превышать максимальных сроков командирования, установленных Положением о служебных командировках. Исключение – временная нетрудоспособность. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются.

Отмена командировки

Иногда возникают ситуации, когда по объективным причинам командировку нужно отменить или перенести ее на другую дату. Среди самых распространенных поводов для отмены командировки: болезнь работника, семейные обстоятельства, которые не дают возможности направиться в командировку, перенос или отмена встречи и тому подобное.

Оптимальным вариантом для небюджетных предприятий является урегулирование этого момента в Положении о служебных командировках работников предприятия. Например, можно зафиксировать в нем такую норму: если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.

Если для командировки уже был оформлен пакет документов (приказ, служебное задание и т.п.), выдавался аванс и покупались билеты для поездки, то для отмены запланированного события:

  • на имя руководителя предприятия готовится служебная (докладная) записка, в которой фиксируются причины отмены командировки. Ее подготовить может как сам работник, который направлялся в командировку, так и руководитель соответствующего структурного подразделения (образец 9).
  • оформляется приказ (распоряжение) об отмене командировки.В нем указывается: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он вернет полученный аванс на командировку. С его текстом обязательно знакомят работника, который направлялся в командировку (образец 10).
  • в журнал регистрации приказов о командировках вносится запись об аннулировании поездки работника (если журнал ведется на предприятии).

Заметим, что Налоговым кодексом не установлены сроки сдачи наличности в случае отмены командировки. В этом вопросе бюджетные предприятия должны соблюдать сроки возвращения аванса, установленные Инструкцией № 59 (раздел II п. 11 и разделе III п.

18), а хозрасчетные предприятия – Положения о служебных командировках работников. Если сроки возврата нарушены, то такая сумма включается в налогооблагаемый доход работника и является объектом обложения НДФЛ и военным сбором на общих основаниях.

В случае отмены заграничной командировки работник должен вернуть неизрасходованные средства в валюте выдачи аванса.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Налоговый кодексНалоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Приказ № 260

Источник: https://buhgalter911.com/news/news-1037703.html

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Образец приказа на суточные

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.