Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Содержание

Правила хранения и выдачи трудовых книжек | Блог компании

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Трудовой стаж на производстве или в компании фиксируется в документе под названием трудовая книжка (далее ТК). В ней отражается не только период работы на каждом месте, но и все поощрения и взыскания от руководства. Кроме того, записи в трудовой книжке учитываются при оформлении пенсии. Поэтому от того, насколько грамотно она заполнялась, зависит процедура выхода на заслуженный отдых.

На каждом из предприятий есть ответственное лицо, за которым закреплено право фиксировать необходимые записи в ТК. К хранению документа предъявляются строгие требования, так как в нем отражается следующая информация:

  • занимаемая должность;
  • дата оформления;
  • номер соответствующего приказа;
  • название предприятия или организации;
  • записи о переводах на другие должности, связанные с понижением или повышением.

Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентированы соответствующими нормативными документами. Никакие посторонние лица не должны иметь доступ к данной документации во избежание отражения неверной информации.

Основные правила хранения

Согласно Трудовому кодексу, вся документация, касающаяся приёма физического лица на работу и дальнейшей его деятельности в роли подчиненного, хранится у работодателя.

Запись о факте трудоустройства следует внести не позже чем через 5 дней с момента подписания соответствующего приказа, если нет других подтверждающих документов (подписание контракта или договора, имеющего юридическую силу для подтверждения стажа).

Правила хранения трудовых книжек предписывают специальное место, имеющее максимальный уровень защиты с ограниченным доступом. Как правило, это сейф, несгораемый шкаф или специальный ящик, который запирается и опечатывается.

Ни в коем случае нельзя допускать хранение книжек в местах большого скопления людей со свободным доступом. Специальные стеклянные полочки или стеллажи подходят для хранения текущих документов, к которым не применяются требования строгой отчетности.

— как организовать хранение и учет трудовых книжек

Основное требование к месту хранения ТК – это возможность закрыть и опечатать его. Поскольку подобная документация заполняется только по мере необходимости, то допускается применения пломбирующих приспособлений длительного использования.

С этой целью можно использовать:

Подбираются пломбы для опломбирования журнала учета трудовых книжек и самих ТК в соответствии с тем местом, где они будут храниться. Так, для специального шкафа подойдут приспособления под нить, сейфы опечатываются защитными устройствами типа «Ревиласил» и другими. Для дополнительного контроля можно применить пломбу-наклейку.

Допускается хранение ТК и журнала учета в разных местах. Иногда это отдельные сейфы, сейф и шкаф или разные шкафы, которые обязательно должны быть закрыты и опечатаны.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек возлагается на сотрудника, который отвечает за ведение и хранение указанной документации.

Почему столь важно отражать такие события, как движение ТК? Все очень просто. В законодательном порядке предусмотрены большие штрафы за несвоевременную выдачу книжек.

Если сотрудник уволился, то в последний рабочий день ему на руки выдается документация с соответствующими записями.

Если он отказался ее получать, то в журнале учета делается соответствующая запись, а сам документ хранится на предприятии в течение 50 лет.

Чтобы никто из посторонних не смог отразить неправдивые данные, ответственным лицом производится опломбирование журнала учета трудовых книжек.

Процедура выдачи

В каждой организации существует своя процедура выдачи подобной документации, но в большинстве случаев ее алгоритм следующий:

  1. После выхода приказа на руки работнику выдается обходной лист.
  2. Когда лист подписывается всеми уполномоченными лицами, работник направляется в отдел кадров, где ему делают соответствующую запись в ТК и выдают документ на руки.

Сотрудник продолжает работу, а ТК сдается в отдел кадров. В случае необходимости работник отдела кадров делает выписку для предъявления по месту требования, но сам документ на руки не выдается.

За учет и хранение трудовых книжек на предприятии отвечают работодатель и сотрудник отдела кадров, либо лицо, выполняющее его функции.

Для того чтобы избежать споров по поводу неправильных записей или несвоевременной выдачи документации, руководителю необходимо четко следить за своевременным исполнением сотрудниками отдела кадров их непосредственных обязанностей, так как в случае нарушения придется выплатить штраф за халатность.

Источник: https://www.gravirovshik.ru/articles/pravila-khraneniya-vydachi-trudovykh-knizhek.html

Хранение и учет трудовых книжек в организации: место и срок, ответственные лица, порядок выдачи документа работнику на руки

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году. Согласно п. 43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после смерти работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Согласно п. 42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности. В п. 6.2 Положения о документах от 1983 года №105 (действующего по сей день) такие бланки должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые могли бы гарантировать их сохранность. Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц. Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Согласно ст. 192 Трудового Кодекса, на ответственное лицо за неправильный (некорректный) учет, ведение и выдачу трудовых книжек в организации может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков. При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. 2 ст. 13.25 КоАП. Санкции для должностных лиц налагаются в размере 2500-5000 р., для юридических лиц – 200-300 тыс. р.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

При отказе получить трудовую книжку по личным причинам либо если в последний рабочий день работника не было на рабочем месте работодатель должен направить ему письменное уведомление.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой. Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Если оказалось, что трудовая книжка была утрачена или испорчена сотрудником компании-работодателя, то в этом случае он обязан сделать ее дубликат. Сведения о предыдущих местах работы нужно брать из личной карточки работника. Данные о местах работы оформляются в виде обобщающей записи.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а выписку из него или заверенную копию. Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону.

Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних.

За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/pravila-hranenia-2.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требованияи правила
Нумерация разделов сквознаяКаждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированныйДопускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).
Какими средствами вноситьСведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатейДопускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведенияОфициальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информацииНе позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записямиСо всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибкиЗависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Хранение трудовых книжек

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка.

В соответствии с требованием трудового законодательства на работодателя возложена обязанность, при ведении кадрового делопроизводства, обеспечивать хранение и учет трудовых книжек на каждого работника, за исключением сотрудников принятых по совместительству. Также учету и хранению подлежат чистые бланки трудовых книжек и вкладышей.

С момента оформления трудового договора и до прекращения трудовых отношений с работником трудовая книжка, а также вкладыши в нее должны храниться в организации. Согласно п.

45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ключевые моменты хранения трудовых книжек

Трудовые книжки, в соответствии с приказом работодателя, могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры, или сам руководитель организации, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н “О трудовых книжках”.

В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “Гознак” Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением “Гознак”.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату.

При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

  • о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Выдача трудовых книжек сотрудникам

В день прекращения трудового договора (ст. 84.1. Трудового кодекса) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчеты.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель, осуществляя кадровое делопроизводство, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Факт отправки уведомления должен быть подтвержден документально. До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Работодатель также обязан хранить трудовую книжку, в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Источник: https://www.nalog2000.ru/article-hr-accounting/storage-of-employment-record-books/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.