Правило завершения рабочего дня

Правила эффективной организации рабочего дня

Правило завершения рабочего дня

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера.

Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Правила начала рабочего дня

  1. Начинайте день с позитивным настроением.

    Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?

  2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

  3. Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.

  4. Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
  5. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Правила основной части дня

  1. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.

  2. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

  3. Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
  4. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
  5. Старайтесь начатое дело доводить до конца.

    На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.

  6. Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

  7. Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.

  8. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
  9. Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации.

    Отгородите себя на это время от внешнего мира.

  10. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Правила завершения рабочего дня

  1. Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
  2. Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.

  3. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов.

В них можно выделить следующие закономерности:

    • к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
    • пик работоспособности приходится на первую половину дня;
    • после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е.

существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма.

Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
  • Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
  • Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
  • Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

  1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
  2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
  3. корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли я решаю необходимые задачи?
  • Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
  • Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
  • Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
  • Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
  • Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным.

Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время.

Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

    • Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
    • Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
    • Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

https://www.youtube.com/watch?v=8Z5EqEYpfkA

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

  • Какие результаты были достигнуты?
  • Что осталось не сделанным и почему?
  • Где было потеряно время?
  • Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

 Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

Источник

Источник: https://ezopage.com/pravila-effektivnoj-organizatsii-rabochego-dnya/

Правильное окончание рабочего дня — залог успеха

Правило завершения рабочего дня

Что де­ла­ют успеш­ные люди в по­след­ние 10 минут сво­е­го ра­бо­че­го дня.

Воз­мож­но, вы про­во­ди­те по­след­ние 10 минут ра­бо­че­го дня, не от­во­дя глаз от часов, счи­тая се­кун­ды до мо­мен­та, когда бу­де­те сво­бод­ны. Или, может быть, с го­ло­вой по­гру­же­ны в ра­бо­ту до самой по­след­ней ми­ну­ты, а потом хва­та­е­те свои вещи и ухо­ди­те, ни с кем не по­про­щав­шись.

Если один из этих сце­на­ри­ев ка­жет­ся вам зна­ко­мым, воз­мож­но, при­шло время пе­ре­смот­реть сло­жив­ши­е­ся тра­ди­ции за­вер­ше­ния ра­бо­че­го дня.

Очень важно, как вы за­кан­чи­ва­е­те ра­бо­чий день. Это может опре­де­лить ваше на­стро­е­ние на оста­ток дня; это может по­вли­ять на вашу лич­ную жизнь, общее ощу­ще­ние сча­стья, ка­че­ство сна, а также за­да­ет тон на сле­ду­ю­щий день.

Линн Тейлор, американский эксперт по организации рабочих мест, написала книгу «Приручение офисного тирана: как справиться с капризным начальником и преуспеть на работе». Она утверждает, что самые успешные люди обычно составляют план действий по решению текущих задач, которые могут помешать сосредоточиться на событиях следующего утра — как запланированных, так и неожиданных.

1. Они обновляют списки задач

Тей­лор упо­ми­на­ет, что успеш­ные про­фес­си­о­на­лы все­гда сле­дят за по­сто­ян­но об­нов­ля­ю­щи­ми­ся спис­ка­ми дел.

Она до­бав­ля­ет: «Од­на­ко в по­след­ние 10 минут они также про­ве­ря­ют, на­сколь­ко вы­пол­не­ны по­став­лен­ные на день за­да­чи.

Такие люди со­от­вет­ству­ю­щим об­ра­зом ме­ня­ют свой окон­ча­тель­ный спи­сок дел, а не резко ухо­дят с ра­бо­ты, рас­счи­ты­вая, что вспом­нят все ню­ан­сы сле­ду­ю­щим утром».

2. Они приводят в порядок рабочий стол и компьютер

Ре­а­ли­за­ция про­ек­тов за­ни­ма­ет го­раз­до боль­ше вре­ме­ни, если вы неор­га­ни­зо­ван­ны.

Тей­лор го­во­рит: «Хаос на ра­бо­чем столе и ком­пью­те­ре ме­ша­ет ясно ду­мать и эф­фек­тив­но рас­став­лять при­о­ри­те­ты; он также ослож­ня­ет поиск важ­ных до­ку­мен­тов.

Дер­жи­те циф­ро­вые и бу­маж­ные до­ку­мен­ты в по­ряд­ке, чтобы быст­рее их на­хо­дить, когда они по­тре­бу­ют­ся».

3. Они пересматривают выполненный объем работы

Тей­лор счи­та­ет: нужно не толь­ко кон­цен­три­ро­вать­ся на том, что еще не сде­ла­но, но и огля­ды­вать­ся на уже вы­пол­нен­ную ра­бо­ту.

«Даже одна ми­ну­та ана­ли­за вы­пол­нен­ной ра­бо­ты спо­соб­на дать по­ни­ма­ние про­грес­са, а в осо­бен­но слож­ный и пе­ре­гру­жен­ный день это может на­пом­нить о том, что сде­ла­но го­раз­до боль­ше, чем ка­жет­ся.

Пси­хо­ло­ги­че­ские ис­сле­до­ва­ния по­ка­зы­ва­ют, что даже крат­кий пе­ре­смотр вы­пол­нен­ной ра­бо­ты — от­лич­ный спо­соб по­вы­сить на­стро­е­ние».

4. Они анализируют завершившийся день

Успеш­ные люди ду­ма­ют не толь­ко о про­ек­тах, ко­то­ры­ми за­ни­ма­лись в те­че­ние дня, но также пы­та­ют­ся по­нять, по­че­му что-то пошло по плану или на­о­бо­рот. Тей­лор го­во­рит: «Опыт­ные про­фес­си­о­на­лы знают, что если они не учат­ся, то и не рас­тут».

5. Они сокращают объемы «срочных» разговоров

Вы целый день на связи, но пись­ма и звон­ки по­сту­па­ют непре­рыв­ным по­то­ком — вплоть до по­след­них минут ра­бо­че­го дня.

Тей­лор от­ме­ча­ет: «Вот здесь про­яв­ля­ют­ся на­вы­ки тайм-ме­недж­мен­та — успеш­ные люди могут ре­шить, что тре­бу­ет сроч­но­го от­ве­та, а что может по­до­ждать».

Ста­рай­тесь от­кла­ды­вать длин­ные раз­го­во­ры по важ­ным во­про­сам до наи­бо­лее про­дук­тив­но­го вре­ме­ни — то есть до утра.

6. Они сохраняют концентрацию

Тей­лор по­яс­ня­ет: «Как пра­ви­ло, к ве­че­ру люди хуже со­об­ра­жа­ют и им бы­ва­ет слож­нее со­сре­до­то­чить­ся». По­про­буй­те со­хра­нить кон­цен­тра­цию и не увле­кать­ся по­сто­рон­ни­ми де­ла­ми в самом конце дня.

7. Они определяют задачи на следующий день

Успеш­ные люди со­став­ля­ют спи­сок того, что к утру уже будет го­то­во, и опре­де­ля­ют ос­нов­ные за­да­чи на сле­ду­ю­щий день.

Тей­лор со­ве­ту­ет: «Воз­мож­но, у вас есть пара дел, ко­то­рые за­ни­ма­ют ос­нов­ное вни­ма­ние, но лучше за­пи­сать их, чтобы сле­ду­ю­щим утром была база для на­ча­ла ра­бо­ты».

Чем боль­ше мыс­лей вы смо­же­те из­ло­жить на бу­ма­ге, тем выше ве­ро­ят­ность того, что вам удаст­ся со­сре­до­то­чить­ся на жизни вне ра­бо­ты с ясной го­ло­вой и вы бу­де­те го­то­вы к на­ча­лу сле­ду­ю­ще­го дня.

8. Они сообщают, можно ли с ними связаться до следующего утра

Самые успеш­ные люди ана­ли­зи­ру­ют, на­сколь­ко они будут сво­бод­ны и можно ли будет с ними свя­зать­ся в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти, а затем го­во­рят об этом тем, кому это может по­тре­бо­вать­ся.

«Ухо­ди­те ли вы в „пол­ную тем­но­ту“ с пол­ной по­те­рей связи с офи­сом? Или де­ла­е­те неко­то­рые ис­клю­че­ния? Это за­ви­сит от си­ту­а­ции, и един­ствен­но­го пра­виль­но­го от­ве­та не су­ще­ству­ет.

Самый важ­ный во­прос к себе зву­чит так: „На­сколь­ко я готов быть до­сту­пен в нера­бо­чее время, чтобы это не по­ме­ша­ло моему от­ды­ху?“»

Нет ни­че­го хуже, чем на­чи­нать ра­бо­чий день с по­лу­че­ния из­ве­стия о том, что через пять минут у вас со­сто­ит­ся важ­ная встре­ча. Успеш­ные люди умеют со­став­лять гра­фик и план на сле­ду­ю­щий день и — что более важно — пред­став­лять, как этот день сло­жит­ся. Это поз­во­ля­ет при­сту­пать к ра­бо­те с боль­шей уве­рен­но­стью и мень­шим уров­нем стрес­са.

10. Они уходят на положительной ноте

ХПре­жде чем уйти, под­ни­ми­те себе на­стро­е­ние улыб­кой, ре­ко­мен­ду­ет Тей­лор. «Это под­го­то­вит вас к тому, чтобы по­про­щать­ся с кол­ле­га­ми на хо­ро­шей ноте». Успеш­ные ли­де­ры остав­ля­ют по­зи­тив­ное впе­чат­ле­ние при за­вер­ше­нии дня, и оно со­хра­ня­ет­ся до сле­ду­ю­ще­го утра.

11. Они все-таки уходят

Успеш­ные люди пре­одо­ле­ва­ют ис­ку­ше­ние за­дер­жать­ся по­доль­ше. Они знают, на­сколь­ко важно со­блю­дать ба­ланс ра­бо­ты и лич­ной жизни, по­это­му ста­ра­ют­ся по­ки­дать офис не очень позд­но. Тей­лор го­во­рит: «Пре­бы­ва­ние на ра­бо­те без до­ста­точ­ных на то ос­но­ва­ний сни­жа­ет уро­вень вашей ра­бо­то­спо­соб­но­сти, ко­то­рый по­тре­бу­ет­ся зав­тра».

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ihodl/pravilnoe-okonchanie-rabochego-dnia--zalog-uspeha--59425fa98146c12d71962d06

Правила завершения рабочего дня

Правило завершения рабочего дня

Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря – максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал.

Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя.

При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя – обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

· приведение в порядок рабочего места руководителя;

· подготовка к работе своего рабочего места;

· обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

· просмотр контрольной картотеки;

· доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и тоже время.

Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течении всего рабочего дня помогать руководителю выполнению намечаных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это важно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.

Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого напроизводство или выполнение определенного объема работ и услуг.Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или спрогнозировать.

Главными правилами рабочего дняявляются:

· Постепенное вхождение в работу;

· Ритмичность труда;

· Обязательное чередование труда и отдыха;

· Планирование работы.

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели времени суток.

При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятно время для выполнения творческих и трудовых заданий – с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности.

Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Наиболее продуктивными днями недели является вторник, среда и четверг. Пятница накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (приговоры, встречи) назначают на середину недели.

Секретарем при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовывать с руководителем время подписания документов, приемы сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни.

Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

· правила начала дня;

· правила середины дня;

· правила окончания дня.

Правила начала дня

1.Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет большое значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

· Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

· Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

· Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу – такой старт может запросто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это – вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.

6. В первую очередь – ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач «группыА», все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию: во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с руководителем. Речь идет о создании оптимальных условий для его деятельности. Секретарь должен быть в курсе дел руководителя. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач «группыА» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях

2. Устанавливайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время».

Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок.

Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.

) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел.

Стоит ли делать это – решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), еще раз подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное, делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности.

Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?».

10. Выкраивайте спокойный час. Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемойсконцентрированности.

Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте.

Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

· Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.

· План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Рекомендации по планированию рабочего дня

ª Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

ª Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

ª Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

ª Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Неправильно организованный рабочий день ведетк:

1. быстрой утомляемости;

2. хронической усталости;

3. появляется раздражительность;

4. неудовлетворенность;

5. уменьшается количество и качество выполняемой работы.

Источник: https://studopedia.ru/19_212504_pravila-zaversheniya-rabochego-dnya.html

Правила планирования начала, середины и завершения рабочего дня

Правило завершения рабочего дня

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  • правила начала дня;
  • правила середины дня;
  • правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

  1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
  2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
  3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра.

Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени.

Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности.

Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня.

Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время».

Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок.

Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.

) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел.

Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности.

Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30–60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности.

Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте.

Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.