Проведение инвентаризации товаров обязательно

Содержание

Проведение инвентаризации обязательно: случаи, порядок, сроки

Проведение инвентаризации товаров обязательно

Инвентаризация представлена специальной процедурой сверки имеющихся ценностей, товаров, денег или основных средств компании с теми значениями, которые имеются в официальных документах предприятия. Она может проводиться в обязательном порядке или по инициативе руководства компании.

Проведение инвентаризации обязательно для некоторых компаний, а также этот процесс непременно проводится каждый год во всех фирмах. Основной целью названной процедуры выступает выявление разных несоответствий и недостач. Многие фирмы не осознают ценность этого процесса, поэтому он используется только в качестве формальности.

Хотя если грамотно подойти к инвентаризации, то с ее помощью можно выявить все недостачи или излишки.

Предназначение процесса

В какой банк лучше вкладывать деньги? Обзор ставок по вкладам в банках

Многие начинающие предприниматели задумываются о том, обязательно ли проведение инвентаризации и какие цели могут достигаться за счет этого процесса. Процедура представлена систематическим учетом материальных ценностей и средств, для чего производится сличение фактических показателей с данными из официальных документов.

Индикатор Aroon: описание индикатора, применение в торговле

Основной целью инвентаризации выступает выявление расхождений. Они могут появляться по разным основаниям:

  • воздействие на ценности факторов естественного характера, поэтому сюда включается усушка, порча из-за неправильного хранения, испарения или потери, возникающие во время перевозки товаров;
  • незаконные действия со стороны работников компании, например, выполнение неправильных замеров, допущение обвесов или вовсе хищение ценностей;
  • проблемы, появляющиеся во время ведения бухучета, поэтому выявляются нередко после инвентаризации разные ошибки, исправления, неточности, описки или иные двусмысленности в документах.

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА Жизнь программиста и интересные обзоры всего. , чтобы не пропустить новые видео.

Исходя из этого, систематическое проведение проверки позволяет любому руководителю компании своевременно выявлять разные нарушения и проблемы.

Функции проверки

Инженерная подготовка строительной площадки: основные правила

Проведение инвентаризации товаров обязательно предполагает использование разных функций процедуры:

  • Объективно оцениваются условия, при которых производится хранение разных товаров, причем такая оценка является объективной.
  • Определяется, насколько правильно и грамотно осуществляется ведение разных документов в компании.
  • Отражаются особенности складского хозяйства в фирме.
  • Оценивается полнота и правильность бухучета.
  • Грантируется профилактика разных злоупотреблений и нарушений со стороны наемных специалистов.
  • За счет таких многочисленных функций проведение инвентаризации считается важным процессом в любой компании.

    Случаи обязательного проведения инвентаризации

    Некоторые компании должны проводить процедуру в обязательном порядке на основании требований законодательства. Информация о том, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно, содержится в следующих нормативных актах:

    • в ФЗ №402 «О бухучете»;
    • в методических рекомендациях, утвержденных Приказом Минфина №49.

    Непременно проверка проводится в следующих ситуациях:

    • при предоставлении имущества в аренду;
    • продаже или выкупе активов, принадлежащих компании;
    • преобразовании государственного или муниципального предприятия;
    • перед формированием годовой отчетности;
    • при назначении нового материально ответственного лица в компании;
    • при выявлении порчи ценностей или хищения имущества;
    • после стихийных бедствий или иных ЧС;
    • при реорганизации компании;
    • перед ликвидацией организации;
    • в иных ситуациях, которые предусмотрены законодательством.

    Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой отчетности. Такой процесс позволяет не только учесть требования законодательства, но и предотвратить разные ошибки или недостачи в бухгалтерских бумагах. Обычно компании выполняют проверку ежегодно перед окончанием календарного года.

    Инвентаризация в отношении основных средств проводится раз в три года. Каждый руководитель должен знать все случаи обязательного проведения инвентаризации. Дополнительно он может самостоятельно назначать проверку, если имеются сомнения в честности работы тех или иных наемных специалистов.

    ЖК “Переделкино Ближнее”: отзывы, преимущества и недостатки

    Как устанавливается порядок процесса

    Проведение инвентаризации обязательно предполагает учет требований, содержащихся в Методических рекомендациях. Многочисленные нюансы определяются непосредственными руководителями компаний. Для этого фиксируются правила в учредительной документации.

    Директор компании может определить некоторые важные моменты:

    • когда требуется выполнять процесс;
    • сколько раз в год может осуществляться инвентаризация;
    • в какое время осуществляется процесс;
    • сколько времени он длится;
    • какие активы непременно проверяются;
    • кто является членом или председателем инвентаризационной комиссии.

    Ответы на все эти вопросы закрепляются в учредительной документации. Проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц. При таких условиях новый наемный специалист может быть уверен, что недостачи, возникшие при его предшественнике, никаким образом не будут перенесены на него.

    Что проверяется?

    Инвентаризация может проводиться в отношении разного имущества, поэтому выделяется проверка денежных средств, основных активов, материалов или других предметов. Во время процедуры оцениваются все имущества и обязательства, имеющиеся в компании и ее подразделениях. Проверке подвергаются следующие элементы:

    • основные средства фирмы, применяемые для ведения деятельности;
    • нематериальные активы компании;
    • разные финансовые вложения;
    • товары и материалы;
    • незавершенное производство;
    • деньги на счетах и в кассе;
    • ценные бумаги и БСО;
    • расчеты с контрагентами, покупателями, ФНС, разными фондами и другими дебиторами или кредиторами;
    • резервы;
    • активы и обязательства предприятия.

    В каком случае проведение инвентаризации материалов обязательно? Такая проверка выполняется при появлении подозрений, что наемные специалисты в компании злоупотребляют своими полномочиями, поэтому выявляется хищение или недостача.

    Проверке подвергается не только имущество, владельцем которого является компания, но и ценности, которые располагаются на забалансовых счетах. На них у предприятия отсутствует право собственности, но они применяются в процессе работы на основании арендного договора или иных соглашений.

    Этапы процесса

    Проведение инвентаризации имущества обязательно предполагает выполнение последовательных действий. Поэтому процесс делится на этапы:

  • Издается приказ руководителем о необходимости проведения инвентаризации.
  • Созывается инвентаризационная комиссия, причем в нее должны входить специалисты, незаинтересованные в результатах проверки.
  • Определяются сроки, в течение которых будет выполнена процедура.
  • Выбирается имущество, подвергаемое оценке.
  • Материально ответственные лица компании передают работодателю расписки.
  • Распечатываются описи ценностей в компании, созданные для каждого материально ответственного лица.
  • Производится непосредственная проверка, заключающаяся во взвешивании, сопоставлении фактического количества с данными из документов, обмеривании, подсчете и других аналогичных действиях.
  • Сравниваются сведения из описи инвентаризации с информацией, имеющейся в бухгалтерских документах, что позволяет выявить все расхождения
  • Формируются сличительные ведомости, с помощью которых можно выявить причины расхождений.
  • Оформляются результаты проверки, для чего составляется соответствующий акт.
  • Если выявляются недостачи и иные проблемы, то проводится в компании расследование, целью которого выступает определение виновников.
  • Выявленные нарушители привлекаются к административной или уголовной ответственности в зависимости от особенностей нарушений.
  • Закончить инвентаризацию надо до непосредственной подготовки, подписания и сдачи годовой отчетности в ФНС. Процедура проведения инвентаризации обязательно заканчивается составлением специального отчета.

    Правила составления отчета

    По результатам проверки формируется отчет. В него включаются следующие сведения:

    • дата проведения инвентаризации;
    • данные о членах инвентаризационной комиссии;
    • срок, в течение которого была выполнена процедура;
    • проверяемое имущество компании;
    • выявленные проблемы и недостачи;
    • подписи всех проверяющих.

    Хотя проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой отчетности, любой руководитель компании может начать процесс без веских оснований. Для этого издается соответствующий приказ, после чего работники предприятия обязаны выполнить процедуру.

    Обязанности инвентаризационной комиссии

    Кредит под залог недвижимости – это… Определение, виды кредитов, этапы оформления, советы экспертов

    Проведение инвентаризации обязательно по закону, поэтому в каждой компании должен создаваться специальный орган, ответственный за проверку и учет. Он называется ликвидационной комиссией. У нее имеются некоторые обязанности:

    • применение разных профилактических мероприятий, направленных на сохранение имущества предприятия;
    • участие в разных спорах, относящихся к хранению или порче имущественных ценностей;
    • контроль над правильностью составления разных документов, касающихся имущества фирмы;
    • проведение инвентаризации на основании приказа руководства компании;
    • подготовка отчета по результатам проверки;
    • проведение следствия, направленного на выявление виновника разных нарушений и проблем.

    Все эти действия должны выполняться исключительно сотрудниками фирмы, которые не заинтересованы в результатах проверки.

    Кто входит в комиссию

    При формировании комиссии обычно привлекаются к работе следующие специалисты:

    • административные работники;
    • специалисты бухгалтерского отдела;
    • внутренние аудиторы;
    • нередко задействуются даже независимые эксперты;
    • представители разных должностей, имеющихся в штатном расписании организации.

    Если в компании имеется небольшое количество разного имущества, то часто обязанность по проведению инвентаризации перекладывается на ревизионную комиссию, если она имеется в фирме.

    Если при проведении проверки выявляется, что отсутствует даже один член комиссии, то результаты процедуры признаются недействительными.

    Ответственность за отказ от инвентаризации

    Некоторые владельцы компаний намеренно отказываются проводить проверку по разным причинам. Не предусматривается в законодательстве ответственность за такое решение. Но ФНС может оштрафовать компанию, если выяснится, что в полученной бухгалтерской отчетности имеются несоответствия или ошибки.

    Рекомендации специалистов

    При проведении инвентаризации в компании целесообразно пользоваться определенными рекомендациями. К ним относятся следующие:

    • За 10 дней до проверки издается руководителем соответствующий приказ, регистрирующийся в журнале.
    • Допускается формировать комиссию не только постоянную, но и разовую или рабочую.
    • Если в организации используется много ТМЦ, то решение о необходимости проведения выборочной инвентаризации принимается руководителем на основании текущей ситуации в компании.
    • Все члены комиссии должны заниматься проверкой, а иначе результаты легко признаются недействительными.
    • Во время процесса привлекаются материально ответственные лица.
    • Руководство фирмы должно обеспечить условия для быстрого и простого выполнения процесса.
    • Нередко проверка занимает достаточно много времени, а особенно это относится к компаниям, в которых используется большое количество материалов или отгружается и принимается множество товаров.

    Во время инвентаризации члены комиссии должны учитывать требования законодательства.

    Сроки проведения

    Руководителем компании определяется, как часто будет выполняться проверка. Но при этом учитываются определенные рекомендации, поэтому на складе инвентаризация проводится не реже одного раза в год.

    Магазины должны проверяется дважды в год. Материалы и товары оцениваются непременно перед составлением годовой отчетности. Проверка обычно проводится в течение трех дней, но иногда процесс затягивается на несколько недель.

    Заключение

    Инвентаризация является обязательным процессом для любой компании. Она предполагает сравнение имеющихся материалов и товаров с тем количеством, которое указано в документации фирмы. Процесс выполняется специальной комиссией.

    Отсутствует в законодательстве информация об ответственности за отказ в проведении инвентаризации, но если налоговые инспекторы обнаружат в отчетности ошибки и нарушения, то компании придется уплачивать значительные штрафы.

    Источник

    Источник: https://1Ku.ru/finansy/5293-provedenie-inventarizacii-obyazatelno-sluchai-poryadok-sroki/

    Проведение инвентаризации в магазине: правила и инструкция

    Проведение инвентаризации товаров обязательно

    Инвентаризация проводится по приказу руководства на основании нескольких факторов:

    • Продажа или передача в аренду магазина – проверка осуществляется с целью показать покупателю или арендатору соответствие фактических ТМЦ с документарными;
    • Годовой бухгалтерский отчет – перед составлением отчета обязательно проведение инвентаризации. Составляется отчет не реже, чем раз в 12 месяцев в соответствии с ФЗ №402. Поможет при составлении календарь бухгалтера на 2021 год;
    • Смена ответственного за ТМЦ – когда меняется материально ответственное лицо, сотрудник, отвечающий за ТМЦ, должен провести инвентаризацию и передать акт о проверке новому ответственному;
    • Кража или порча имущества – в этом случае инвентаризация необходима, чтобы подсчитать убытки;
    • Катаклизмы – ревизию нужно сделать, чтобы убедиться в полной сохранности имущества и товаров. Инвентаризацию в этом случае проводят не только, если произошел пожар или наводнение, но и если магазин залили с верхнего этажа;
    • Реорганизация или ликвидация ИП или ООО.

    Инвентаризация – это длительный процесс, который финансово сказывается на бюджете организации, так как приходится платить сверхурочные сотрудникам, проводящим проверку. Помимо этого, нарушается функциональность магазина. Поэтому руководство самостоятельно решает, как часто проводить плановую инвентаризацию.

    Поможет быстро и без ошибок провести инвентаризацию программа Класс365. В ней автоматически создается список с учтенными товарами, добавлять позиции в него можно с помощью сканера штрихкода, а при наличии отклонений прямо из документа инвентаризации переходить к списанию или оприходованию. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

    Виды инвентаризации в розничном магазине

    Существует 2 вида инвентаризации: проверка имущества организации (основные средства) и товарных запасов.

    К основным средствам относится оборудование, находящееся в магазине: холодильники, прилавки. То есть все то, что не относится к товару.

    Проверка товарных запасов представляет собой анализ всей продукции, находящейся в магазине.

    Стоит отметить, что инвентаризация основных средств проводится значительно реже.

    Перед ее проведением ответственным лицам приходит уведомление. Ведомость, в которой указаны все товарно-материальные ценности, нужно оформить в виде таблицы. Также составляется список ответственных лиц. Проводят проверку имущества организации не реже, чем 1 раз в год. Это нужно, чтобы отслеживать износ оборудования и при необходимости своевременно производить замену.

    Также инвентаризацию в магазине можно разделить на 3 типа:

    • Полная – в данном случае проверяются все ТМЦ организации. Такая проверка отнимает большое количество ресурсов, поэтому проводить ее можно один раз в полгода.
    • Локальная — чаще всего проводится на постоянной основе, так как позволяет не закрывать магазин во время рабочего дня. Берется один определенный сегмент и проводится полный аудит данной области. Такая проверка может проводиться каждый месяц – сроки устанавливаются руководством.
    • Выборочная – проводится на постоянной основе, каждый день снимается отчет по определенным позициям для сверки остатков с фактическим наличием. Делается это для того, чтобы контролировать возможные убытки, проблемные зоны магазина.

    О принципах контроля остатков товаров читайте здесь>>>

    Кто проводит инвентаризацию в магазине

    Перед тем, как провести инвентаризацию в магазине, создается контролирующий орган – группа лиц, которая следит за ходом проверки. Состоит комиссия минимум из 2-х человек, назначенных приказом по форме ИНВ-22. При выборе членов контролирующего органа нужно придерживаться основных требований:

    • Материально-ответственные лица не допускаются в члены комиссии, потому что они могут исказить результаты проверки в своих целях.
    • Присутствие в комиссии сотрудника, отвечающего за ТМЦ, обязательно.

    Например, если проверяется торговый зал магазина, то в группу контролирующего органа могут быть включены бухгалтер, директор, начальники других звеньев.

    Инвентаризация розничного магазина проводится двумя способами:

    1. Своими силами – этот способ позволит сэкономить время и деньги. За проведение проверки сторонней организации придется заплатить, в среднем цена за услугу начинается от 40 000 рублей. Еще один плюс проверки своими силами – сотрудники магазина знают расположение полок, местонахождение товаров и легко ориентируются в торговой точке. Помимо этого, самостоятельная инвентаризация позволяет выбрать удачное время для проверки. Например, нерабочее время магазина.

    Однако у этого варианта есть и минусы: если сотрудники знают о возможной недостаче, то попытаются ее скрыть; персонал может воспринимать ревизию как формальность и относиться к ее проведению безответственно; не у всех сотрудников достаточно компетенции для проведения инвентаризации, ведь необходимо не только производить подсчет, но и уметь пользоваться соответствующим программным обеспечением.

    1. Инвентаризация силами сторонней организации имеет следующие преимущества: комиссия, проводящая проверку, не заинтересована в искажении результатов; все действия сопровождаются верно оформленными документами; проверка проводится быстро, потому что специалисты имеют большой опыт проведения инвентаризации.

    Главный минус этого варианта – дороговизна. Магазин потерпит убытки не только по причине оплаты за проведение инвентаризации, но и из-за закрытия торговой точки на время проверки, так как сторонняя организация требует полное закрытие магазина. Если в ассортименте магазина представлен специфический продукт, с которым работают не все проверяющие компании, то услуги будут стоить еще дороже.

    Сроки проведения инвентаризации

    Частично мы этот вопрос затронули ранее, но давайте остановимся на нем более подробно.

    Инвентаризацию рекомендовано проводить в продовольственных магазинах не реже, чем раз в месяц. Однако есть ряд требований, при которых ее проведение необходимо выполнить незамедлительно, вне зависимости от того, как давно она производилась:

    • произошло ЧП (пожар, наводнение и т.д.);
    • приближается сдача годовой бухгалтерской отчетности;
    • вступает в обязанности новый сотрудник ответственный за ТМЦ;
    • зарегистрировано мошенничество, кража или порча имущества магазина;
    • проводятся глобальные изменения: реструктуризация организации, продажа магазина и пр.

    В остальных случаях инвентаризация проводится на усмотрение руководства. Рекомендуемая частота проверки склада и торгового зала магазина – один раз в месяц, что позволяет контролировать работу сотрудников и товар на качество.

    Проводя инвентаризацию на регулярной основе, вы сможете видеть качество работы сотрудников, выявить наиболее популярные продукты и корректировать остатки на складах при закупке.

    Правила проведения инвентаризации в магазине

    Чтобы выполнить все четко, быстро и сократить погрешности в подсчетах, следует пользоваться следующими правилами:

    • Каждую полку должны проверять минимум 2 сотрудника;
    • Подсчет производится слева направо и сверху вниз;
    • Продукция, подлежащая взвешиванию, считается только один раз;
    • После того, как два сотрудника произвели подсчет и внесли полученные данные в бухгалтерский реестр, необходимо их сверить, и, если они не сходятся, то проводится повторный пересчет стеллажа до тех пор, пока данные не будут одинаковыми;
    • Если инвентаризация проводится в супермаркете, то необходимо пройденные стеллажи отмечать на плане магазина, чтобы ничего не пропустить.

    Если вы проводите выборочную или локальную проверку, придерживайтесь таких же правил, чтобы уменьшить затрачиваемое время и быть уверенным в верности расчетов.

    Какие документы оформлять при проведении инвентаризации

    Перед началом инвентаризации необходимо подготовить сопроводительные документы, которые потребуются для отчетности:

    • Приказ от руководства (форма ИНВ-22) – он оповещает сотрудников о приближающейся проверке;
    • Товарно-материальная опись (форма ИНВ-3) – на ее основании будет осуществляться сверка с фактическим наличием;
    • Акты: инвентаризации ТМЦ принятых на хранение (форма ИНВ-5), списанных (форма ИНВ-16) и находящихся в пути (форма ИНВ-6);
    • Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) – потребуется, если будут установлены расхождения фактические с документальными;
    • Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26) – в нее вносят окончательные данные;
    • Приказ об утверждении результатов инвентаризации.

    Со стороны магазина также подготавливаются все имеющиеся документы о движении товара, приходно-кассовые ордера, документ о списании ТМЦ. Чем лучше магазин документально подготовится к проверке, тем качественнее она будет проведена.

    Порядок проведения инвентаризации в магазине

    После того, как все документы подготовлены, комиссия следует по определенному сценарию. Как правило он не изменен:

    Шаг 1. Подготовка магазина

    На этапе подготовки важно, чтобы сотрудники не знали о предстоящей проверке во избежание каких-либо манипуляций с их стороны.

    Если назначена частичная инвентаризация, то закрывают только проверяемый отдел и кассу, относящуюся к этому отделу.

    Подготовка проводится в присутствии всех членов комиссии, на основании приказа по форме ИНВ-22.

    Когда все подготовительные работы закончены, мы переходим к следующему этапу.

    Шаг 2. Проведение инвентаризации

    После начала подсчета производить операции или перемещать товар строго запрещено.

    На этом этапе комиссия не только считает остатки, но и обращает внимание на срок годности, условия хранения и вид товара. Все данные вносятся в опись фактического наличия по форме ИНВ-3. Опись распечатывается в двух экземплярах.

    В опись требуется внести весь товар: фасованный, весовой, излишки (если таковые имеются) или любой другой, который не был включен ранее.

    После завершения проверки, необходимо убедиться, что все позиции соответствуют количеству артикулов. Если все проведено правильно, каждый товар учтен, то все члены комиссии заверяют акт и передают его в бухгалтерию.

    Быстро и без ошибок провести инвентаризацию можно с помощью программы Класс365. Она автоматически создает список с учтенными товарами, позволяет добавлять товары вручную и с помощью сканера штрихкода, переходить к списанию или оприходованию прямо из документа инвентаризации. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

    Шаг 3. Сверка результатов

    При поступлении актов анализируются остатки, указанные в программном обеспечении и в акте проверки (сличительная ведомость по форме ИНВ-19).

    Используя специализированные электронные программы, вы можете значительно облегчить работу.

    Стоит только добавить данные в систему, а программа самостоятельно проведет сверку с предыдущими показателями и предоставляет результат инвентаризации в магазине.

    Бухгалтерия проводит сверку фактических остатков с данными учета. Если в магазине нет бухгалтера, то сверку проводит сам руководитель. Если обнаружен испорченный товар или с истекшим сроком годности, то нужно заполнить акт о списании (ТОРГ-16). Составляется он в 3 экземплярах для всех ответственных лиц. Для уцененного товара составляется акт по форме — ТОРГ-15.

    Шаг 4. Подведение итогов инвентаризации

    После анализа всех данных создается приказ, фиксирующий результаты проведения инвентаризации в магазине. Бухгалтер вносит в программу полученные от комиссии данные, включая недостачу, излишки и пересортицу.

    Руководителю предоставляется ведомость результатов проведенной инвентаризации по форме ИНВ-26, на основании которой руководитель имеет законное основание вынести решение о премировании и наказании материально ответственных лиц.

    О том, как автоматизировать проведение инвентаризации, читайте здесь>>>

    Что делать с недостачей, излишками и браком

    После инвентаризации в магазине могут быть выявлены расхождения остатков. Их нужно проанализировать и разобраться с причинами. Одно дело, если это была кража. Другое – в условиях хранения произошла потеря товарного вида (естественная убыль). В этом случае заполняется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

    В случае пересортицы также необходимо произвести сверку стоимости и вида товара. Если в результате проверки сумма остается неизменной, данные вносятся в программу.

    Все недостачи оформляются как расход, излишек – как приход. Результаты вносятся по факту проверки в ведомость учета по форме ИНВ-26.

    Если финансовая разница существенная, то руководитель может удержать средства с материально ответственного лица, но сумма не должна превышать 20% от заработной платы.

    Итог

    Избежать недостачу и порчу продукции можно регулярно проводя инвентаризацию. А чтобы не тратить на нее много времени, следует пользоваться основными правилами, указанными выше. Если следовать всем пунктам, то существенно сократится время на полную проверку.

    Источник: https://Class365.ru/stati/7340-pravila-i-poryadok-provedeniya-inventarizacii-v-magazine/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.