Возмещение расходов сотруднику проводки

Компенсация расходов сотруднику проводки – 2020

Возмещение расходов сотруднику проводки

/ Бизнес

Предлагаем рассмотреть тему: “Компенсация расходов сотруднику проводки”, а на все дополнительные вопросы вам ответит дежурный консультант.

Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты. Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.

Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет — единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость приобретенного ими билета.

Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной. Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:

Шаг1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:

Шаг3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:

Налоговый учёт Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат.

Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ). Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы.

Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм. В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов.

При применении УСН она не признаётся в расходах. В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками: Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 — отражаем проездные затраты;

Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.

  Какую дают компенсацию за снос дома

Компенсациятелефонныхсчетов Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи.

Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем — сотрудником или компанией — заключен договор с оператором сотовой связи. Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.

Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами.

Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.

Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:

  • приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
  • детализация счетов поставщика сотовой связи;
  • должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.
  1. Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
  2. Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.

Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды. В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН. В бухучёте компенсация отражается такими проводками: Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;

Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.

НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.

http://www.buhday.ru/articles/bukhgalteriya/uchyet-kompensatsii-zatrat-sotrudnikam-kompanii/

Компенсация расходов сотруднику проводки

Дата публикации 25.11.2014

Нарушив условия договора, работник не отработал в бюджетном учреждении 3 года после обучения. В связи с этим при увольнении из его зарплаты были удержаны суммы за обучение, суточные и командировочные расходы. Заработная плата, из которой было произведено удержание, начислена по КФО 4. Подотчетные суммы числились по КФО 2. Как отразить удержания в учете?

Суммы, удержанные из зарплаты сотрудника в качестве возмещения затрат по оплате обучения и командировочных расходов, отражаются проводками:

Источник: https://avalman.ru/kompensaciya-rashodov-sotrudniku-provodki/

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

Возмещение расходов сотруднику проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

операции Дебет Кредит
Начислена компенсация работнику за использование личного имущества20 (26, 44)

73

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Выплачена компенсация

73

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Отражены расходы, понесенные работником20 (26, 44)

73

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Отражена сумма входного НДС (на ОСН)19

73

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов

73

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Скачать

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1966

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.